Sähköinen arkisto

Arkisto

Kitupiikki muodostaa kirjanpidosta html-muotoisen sähköisen arkiston. Arkisto muodostetaan ja siihen pääsee Kitupiikistä Tilikaudet-välilehden Arkisto-painikkeella.

Arkisto on hakemisto, johon kirjanpitoaineisto on tallennettu html-muodossa. Arkistoa voi lukea millä tahansa selaimella avaamalla hakemistosta index.html-tiedoston. Arkisto on suunniteltu niin, että kirjanpidon aineisto on tarkasteltavissa kirjausketju säilyttäen sellaisessa muodossa, joka oletetaan olevan yleisesti käytettävillä ohjelmilla avattavissa vielä vuosikymmenten kuluttua, myös ilman Kitupiikki-ohjelmaa.

Huolehdi säilyttämisestä

Huolehdi siitä, että kirjanpitoarkistosi on varmistettu tallentamalle se useammalle fyysiselle medialle, jotka säilyvät käyttökelpoisina koko 10 vuoden säilytysajan.

Sähköistä arkistoa voit käyttää myös kirjanpitoaineiston siirtämiseen esimerkiksi tilintarkastajille.

Arkisto sisältää kirjanpidon (pääkirja, päiväkirja, tositeluettelo sekä tililuettelo tositteineen), taseen ja tuloslaskelman, tase-erittelyn sekä mahdollisesti myös muita tilikarttakohtaisia raportteja. Raportti sisällytetään sähköiseen arkistoon raportin muokkaamisen Liitä erittely arkistoon-valinnalla.

Tilinumerot ovat linkkejä, joista pääsee tilin pääkirjanäkymään. Tositteiden numerot ovat puolestaan linkkejä tositteisiin.

Arkiston vieminen

Tilikausittaiset arkistot voit viedä Tilikaudet-välilehden Vie arkisto-painikkeella.

Vie hakemistoon kopioi koko arkiston valitsemaasi hakemistoon. Arkistoon pääset avaamalla hakemistoon kopioidun index.html-tiedoston selaimellasi. Huomaa, että arkistohakemistossa voi olla todella paljon tiedostoja, joten sitä varten kannattaa ehkä luoda uusi hakemistonsa.

Tällä toiminnolla voit siirtää yhden vuoden arkiston esim. suoraan USB-muistitikulle.

Vie zip-tiedostona ja Vie tar-tiedostona tallentavat koko arkiston yhdeksi pakatuksi tiedostoksi. ZIP-arkiston saa avattua suoraan nykyisillä Windows-, Linux- ja macOS-tietokoneilla, TAR-arkiston avaamiseen tarvitaan Windows-koneilla erillinen ohjelma, kuten 7-zip.

Arkiston muuttumattomuuden varmistaminen

Voit varmistaa Kitupiikin luomalla sha256-tiivisteellä, ettei arkistossa olevia tiedostoja (esimerkiksi tositteita) ole muokattu arkiston muodostamisen jälkeen. Tämä edellyttää kuitenkin, että valvonnassa käytetty tiiviste on säilytetty turvassa muutoksilta esimerkiksi niin, että tiiviste on tulostettu paperiseen ja allekirjoitettuun tilinpäätösasiakirjaan.

Tässä kuvattua muuttumattomuuden varmistamista tarvittaneen lähinnä vain, mikäli on syytä epäillä, että kirjanpitoa on muutettu jälkikäteen. Kirjanpitolaki kieltää kirjanpitoaineiston muuttamisen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen (2. luku 7 §). Väärien tai harhaanjohtavien tietojen merkitsemisestä kirjanpitoon rangaistaan sakolla tai vankeudella (Rikoslaki 30. luku 9 § ja 9a §).

Muuttumattomuus varmistetaan tiivistettä vastaan

Muuttumattomuuden varmistus perustuu siihen, että tiiviste on turvassa muutokselta, eikä tiivistettä voi väärentää esimerkiksi muuttamalla jälkikäteen tiivisteen sisältävää tilinpäätöksen sivua.

Muuttumattomuuden voi tarkistaa sha256sum-ohjelmalla (löytyy sekä Windowsille että Linuxille). Arkistossa olevan valvontatiedoston tiiviste tulostetaan komennolla sha256sum arkisto.sha256.

~/LatakonUimakerho/arkisto/2018 $ sha256sum arkisto.sha256
b3fb35a6e113b98e4eb68a133b575463b05d6a39a9c78fb584ade9e9ef6a7b78  arkisto.sha256

Ohjelma tulostaa valvontatiedoston tiivisteen, jota pitää verrata tiedossa olevaan, esimerkiksi tilinpäätökseen tulostettuun tiivisteeseen (katso sivun ensimmäinen kuva).

Valvontatiedosto sisältää kaikkien arkistoon kuuluvien tositteiden ja raporttien - ei kuitenkaan tilinpäätöksen - tiivisteet. Tiivisteet pitää vielä tarkastaa komennolla sha256sum -c arkisto.sha256.

arto@pantteri ~/LatakonUimakerho/arkisto/2018 $ sha256sum -c arkisto.sha256
00000097-01.pdf: OK
00000097.html: OK
00000018-01.pdf: OK
00000018.html: OK
00000020.html: OK
00000022.html: OK
00000042.html: OK
...

Jos jotain tiedostoa olisi muutettu, antaisi sha256sum seuraavan kaltaisen ilmoituksen

...
00000011.html: OK
00000012-01.pdf: EI TÄSMÄÄ
00000012.html: OK
...
sha256sum: WARNING: 1 computed checksum did NOT match

Kommentit